We ontvangen een e-mail van onze werkgever waarin staat dat de loonstroken nu gedigitaliseerd zijn op Arkevia. We klikken op de link en komen op een inlogpagina zonder echt te weten welke gebruikersnaam we moeten gebruiken. Deze situatie betreft duizenden werknemers elke maand, vooral bij een eerste activatie. Het begrijpen van het onderscheid tussen de portalen en het beheersen van enkele technische reflexen helpt om de meeste blokkades te voorkomen.
Werknemersportaal of werkgeversportaal: twee Arkevia-adressen die niet verward mogen worden
De meest voorkomende verwarring bij het inloggen op je Arkevia-omgeving komt voort uit een verkeerd gekozen adres. Het portaal myarkevia.com is gereserveerd voor werknemers, terwijl arkevia.com dient voor de HR-administratie aan de bedrijfszijde. Het intypen van het een in plaats van het ander leidt naar een authenticatieformulier dat de inloggegevens niet herkent.
Concreet, als je werknemer bent en je wilt je loonstroken bekijken, moet je naar myarkevia.com gaan. Het adres arkevia.com betreft de HR-beheerders die de documenten in de kluizen van hun medewerkers plaatsen.
Deze onderscheid is trouwens ook terug te vinden in een gids voor de verbinding met Arkevia die het pad voor elk gebruikersprofiel in detail beschrijft.
Activatie van de Arkevia-kluis: wat blokkeert bij de eerste verbinding
De initiële activatie is het moment waarop de meeste problemen zich voordoen. We ontvangen een uitnodigingsmail van de werkgever via het Cegedim SRH-platform. Deze e-mail bevat een unieke activatielink. Als we niet binnen de gestelde termijn klikken of als het bericht in de ongewenste e-mail belandt, zitten we vast voordat we zelfs maar ons wachtwoord hebben aangemaakt.
Controleer je persoonlijke e-mailadres als eerste
De digitale kluis van Arkevia is gekoppeld aan het persoonlijke e-mailadres van de werknemer, niet aan het zakelijke adres. Dit is een punt dat vaak wordt verwaarloosd tijdens de indiensttreding. Als het adres dat aan de HR-dienst is doorgegeven een typefout bevat of niet meer wordt gebruikt, komt de activatiemail nooit op de juiste plek aan.
De enige oplossing in dit geval is om contact op te nemen met de HR-afdeling om het adres in het systeem te laten corrigeren en vervolgens om een nieuwe uitnodiging te vragen. Dit is geen handeling die de werknemer zelf kan uitvoeren vanuit het portaal.
Een wachtwoord aanmaken dat voldoet aan de beveiligingseisen
Zodra de activatielink is geopend, krijgen we toegang tot een formulier voor het aanmaken van een wachtwoord. Het platform stelt complexiteitscriteria (minimale lengte, speciale tekens, mix van hoofdletters en kleine letters) verplicht. Als het gekozen wachtwoord wordt geweigerd, geeft het formulier dit aan zonder altijd te specificeren welke criteria ontbreken.
Een nuttige reflex: gebruik een wachtwoordbeheerder om een conform wachtwoord te genereren en op te slaan. Zo voorkomen we dat we het enkele dagen later opnieuw moeten resetten.
Vergeten wachtwoord op MyArkevia: de resetprocedure
We hebben ons account maanden geleden geactiveerd, zijn er nooit meer teruggekeerd, en op het moment dat we een loonstrook willen ophalen, kunnen we ons wachtwoord niet meer herinneren. Het scenario is klassiek.
Op de inlogpagina van myarkevia.com activeert de link “Wachtwoord vergeten” het verzenden van een e-mail met een tijdelijke unieke link. Deze link heeft een beperkte geldigheidsduur. Als we deze niet snel gebruiken, vervalt hij en moeten we de procedure opnieuw starten.
- Controleer de spam- of ongewenste e-mailmap: de Arkevia-resetmails belanden daar regelmatig, vooral bij Gmail en Outlook.
- Klik niet meerdere keren achter elkaar op “Wachtwoord vergeten”: elke aanvraag genereert een nieuwe link en maakt de vorige ongeldig, wat verwarring creëert.
- Als er na meerdere pogingen geen e-mail arriveert, komt het probleem waarschijnlijk van het adres dat aan het account is gekoppeld, en moet je opnieuw contact opnemen met de HR-afdeling.
Toegang tot Arkevia behouden na een verandering van werkgever
Dit is een punt dat veel werknemers te laat ontdekken. De digitale kluis van Arkevia is ontworpen om de werknemer gedurende zijn hele carrière te volgen, met een bewaring van documenten die over meerdere decennia is aangekondigd. De loonstroken die door een voormalige werkgever zijn geplaatst, blijven toegankelijk, op voorwaarde dat aan twee voorwaarden is voldaan.
De eerste: je moet je account daadwerkelijk hebben geactiveerd tijdens de werkperiode. Als je nooit op de activatielink hebt geklikt, bestaat de kluis technisch gezien, maar heb je er geen toegang toe. De tweede: het persoonlijke e-mailadres dat aan het account is gekoppeld, moet geldig blijven. Als je van e-mailprovider verandert zonder deze informatie bij te werken, verlies je de mogelijkheid om in te loggen of je wachtwoord te resetten.
De ervaringen hierover variëren, maar in de praktijk kan het herstellen van een verloren toegang na meerdere jaren ingewikkeld zijn, waarbij de technische ondersteuning soms om identificatiebewijzen vraagt.
Dubbele authenticatie Arkevia: wat verandert in 2026
Cegedim zou in 2026 zijn begonnen met de generalisatie van dubbele authenticatie voor de toegang tot MyArkevia. Tot nu toe was de verbinding gebaseerd op een combinatie van e-mail en wachtwoord. Het toevoegen van een tweede verificatiestap (code verzonden via sms of via een authenticatie-app) versterkt de beveiliging van de digitale kluizen.
Voor werknemers betekent dit dat ze een mobiel telefoonnummer aan hun account moeten koppelen om niet vast te komen zitten bij de volgende inlog. Als het geregistreerde nummer niet meer actief is, beland je in hetzelfde soort blokkade als bij een verouderd e-mailadres.
- Controleer nu in de instellingen van je MyArkevia-ruimte of het telefoonnummer correct is.
- Geef de voorkeur aan een authenticatie-app in plaats van sms, wat problemen kan opleveren in het buitenland of bij een wijziging van provider.
- Bewaar de noodcodes die zijn verstrekt bij de activatie van de dubbele authenticatie op een veilige plaats.
Het beheer van de toegang en de governance van de beveiliging blijven aan de kant van de klant, niet van de dienstverlener Cegedim. Met andere woorden, het is de werkgever die beslist over het beveiligingsniveau dat wordt toegepast en de planning van de implementatie van de dubbele authenticatie voor zijn werknemers. Een werknemer kan deze optie niet op eigen initiatief activeren als het bedrijf deze nog niet heeft ingesteld.
Houd je gegevens up-to-date op MyArkevia, of het nu gaat om je e-mailadres of telefoonnummer, blijft de meest betrouwbare manier om een inlogblokkade te voorkomen. Het is een controle die twee minuten duurt en weken van procedures bij de ondersteuning voorkomt.